Contabilidade BH – Gestão eficiente da folha pagamento

Por:Informa Contabil
Artigos | Contabilidade em bh

12

set 2018

Fazer uma gestão de folha de pagamento eficiente é uma tarefa complexa para muitos empreendedores, sobretudo se houver o crescimento da empresa e de seu quadro de funcionários. É importante que ela seja bem gerenciada, evitando qualquer tipo de problema nas finanças. No artigo de hoje abordaremos a importância de gerenciar uma folha de pagamento de forma eficiente. Confira!

Contabilidade BH – Gestão eficiente da folha pagamento – O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é uma lista que representa a remuneração paga a cada colaborador de uma empresa. Ela é um “espelho” das informações e das atividades trabalhistas de cada funcionário. Nela é demonstrado o salário bruto, o salário líquido e tudo o que o funcionário receberá, com os respectivos descontos.

 Não existe um modelo padrão para a folha de pagamento, ela é específica de cada empresa. Mesmo não havendo um modelo oficial, informações como o salário bruto do colaborador, frequência de trabalho (faltas, atrasos e afastamentos), descontos de encargos sociais, forma de pagamento e data que o valor será repassado, devem ser preservados.

Contabilidade BH – Gestão eficiente da folha pagamento – Qual a importância da folha de pagamento?

 Para qualquer empresa, tudo relacionado à gestão financeira, fiscal e tributária é de extrema importância. Ter o controle dos pagamentos dos funcionários e estar ciente do impacto da folha de pagamento no faturamento, é de suma importância para o desenvolvimento da empresa.

Por isso, se não houver um planejamento eficiente, poderá trazer sérios problemas para a empresa –  e consequentemente para os sócios -, como a ausência de recursos para liquidar gastos previsíveis; além de incitar processos trabalhistas e pagamento de multas.

As empresas são obrigadas a emitir esse documento para efeito de fiscalização trabalhista e previdenciária (Consolidação das Leis do Trabalho – CLT – e Consolidação da Legislação Previdenciária). Isso de deve ao fato da folha de pagamento ser uma obrigação legal que deve ser mantida pelas empresas.

 Devido a esses fatores, é obrigação de cada empreendedor manter um histórico devidamente armazenado e um excelente sistema de organização para que todos os dados estejam sempre atualizados e em perfeita ordem.

Por isso, otimizar a folha de pagamento é essencial para garantir uma gestão eficiente, para que todo e qualquer pagamento seja calculado sem erros e sem atrasos.

Contabilidade BH – Gestão eficiente da folha pagamento – Estratégias para elaboração da folha de pagamento

Para uma folha de pagamento ser elaborada, deve haver organização e dedicação, não é uma tarefa simples. É exigida experiência de profissionais com conhecimentos específicos em Recursos Humanos (RH), leis trabalhistas, matemática financeira e contabilidade.

Por se tratar de um complexo procedimento de cálculos e de atualização de informações, se os procedimentos não forem realizados da maneira correta, aumentarão as chances de um entrave jurídico por erro, omissão de dados ou até mesmo esquecimento de alguma informação. Por isso, foram elaboradas algumas medidas estratégicas que poderão auxiliá-lo nesse processo. Confira a seguir:

  • Padronização de uma conta bancária para pagamento – Ter uma conta bancária separada para efetuar pagamentos contribui na distinção dos tipos de gastos e controle de fluxo de caixa. É preciso ter uma conta exclusiva para os pagamentos de salários e outros custos referentes à folha de pagamento. Também ajuda na comprovação de determinadas informações, em caso de fiscalização.

Com uma conta separada, fica mais fácil verificar os gastos com remuneração dos    funcionários, as provisões de pagamentos de benefícios e os impostos que estão sendo pagos.

  • Fazer provisão e controle de gastos – é necessário ter conhecimento sobre determinadas despesas e quando elas ocorrerão, para poder prever e planejar o pagamento das mesmas. Desde o início do ano, os gastos com férias e 13° salário já devem estar dentro do planejamento da empresa, evitando surpresas no orçamento, sem a necessidade de recorrer a empréstimos para cobrir essas despesas.
  • Monitoramento de horas trabalhadas – É de extrema importância que se faça o registro das horas trabalhadas diariamente por cada funcionário para que a folha de pagamento seja fiel à realidade. De acordo com a legislação trabalhista, toda empresa que possua em seu quadro de funcionários mais de 10 profissionais, é obrigada a realizar o registro de ponto. Pode ser registrado manualmente ou através de registros mecânicos ou eletrônicos. Dessa forma, pode-se controlar horários de entrada, saída, atrasos, pausas, horas extras e adicionais. Essas informações são fundamentais para o cálculo da compensação aos funcionários da empresa.

É importante salientar que apesar das empresas poderem escolher entre os registros de ponto manual, mecânico ou eletrônico, o mais eficiente e confiável é o eletrônico. Essa modalidade calcula automaticamente as horas trabalhadas, faltas, horas extras e outros fatores que influenciam na folha de pagamento, tornando o processamento mais rápido e eficiente.

  • Estipulação de cargos e salários – estabelecer cargos e salários é o que vai definir a posição de cada profissional no quadro de funcionários, além dos salários, das gratificações, dos benefícios e dos critérios para crescimento dentro da empresa. Com isso, é possível verificar a quantidade de funcionários que ocupam cada cargo, facilitando  o controle dos gastos com pagamento de salários e benefícios; além de permitir observar quais setores ou funções poderiam receber mais investimento.
  • Estabelecimento de prazo para entrega de holerites – também conhecidos como contracheques, trazem as informações dos valores e das remunerações que o profissional receberá naquele mês, como salário, os benefícios, deduções e gratificações. Por ser uma obrigação legal, é importante que se estabeleça um prazo para a entrega deste demonstrativo para o funcionário e tenha uma data para que seja efetuado o depósito para pagamento.
  • Fazendo uso da tecnologia – nos dias de hoje, é preciso pensar sob a lógica da modernidade. A tecnologia pode ser uma importante aliada para fazer uma gestão eficiente de folha de pagamento. Há vários softwares que fazem cálculos financeiros de forma automática e muito mais rápida. Adotar um bom sistema de gestão para manter a organização do documento é essencial para evitar complicações futuras, como processos trabalhistas.

Entretanto, é fundamental manter arquivada a folha assinada pelos funcionários, para evitar problemas judiciais ou com a fiscalização.

  • Fazer backup dos documentos – Toda empresa tem a obrigação de arquivar cópias impressas da folha de pagamento, pois se trata de um documento de emissão obrigatória para fins de fiscalização, usado para auditorias externas e internas. É importante que esse documento traga informações precisas sobre o planejamento financeiro e sobre o pagamento dos funcionários. Fazer um backup desses documentos, além de evitar problemas judiciais e previdenciários, ajuda o gestor a compreender a situação financeira da empresa e planejar ações com base nela.
  • Sempre atento à mudanças – Sempre estão ocorrendo alterações relacionadas aos funcionários nas empresas, como aumento salarial, hora extra, descontos com INSS e FGTS, além de outros impostos. É importante observá-las quando fizer os cálculos; fique sempre atento a essas mudanças na hora da elaboração da folha de pagamento.

Enfim, dedique tempo para organizar todos os processos que envolvem a folha de pagamento da sua empresa. Isso dará a você recursos para evitar erros no trabalho com esse documento.

Contabilidade BH – Gestão eficiente da folha pagamento – Conclusão

Como pode ser observado, fazer uma gestão eficiente da folha de pagamento também é essencial para o sucesso de uma empresa. Tendo em vista a responsabilidade que o cálculo deste documento exige, muitos empreendedores optam pelo apoio de uma empresa de contabilidade para que todo o processo seja feito com precisão, de forma eficaz e sem falhas; evitando, assim, problemas em relação ao descumprimento de obrigações legais.

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