DEFIS 2024: multas para empresas do Simples Nacional por atraso ou erros

As empresas do Simples Nacional têm um novo desafio: a Lei nº 14.905/2024 instituiu multas para quem entregar a DEFIS em atraso ou com incorreções.

Com penalidades que variam conforme o tipo de falha, os riscos incluem valores elevados que podem impactar o caixa e gerar transtornos fiscais.

Nesta curadoria, você vai entender por que é urgente ajustar processos e garantir a precisão na Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.

Multa para atraso e erros na DEFIS: por que é urgente se adequar

O não cumprimento dos prazos ou a entrega de informações incorretas na DEFIS pode resultar em multas que variam de R$ 500 a R$ 3.000 por obrigação, conforme a gravidade da falha. Esses valores se aplicam a cada ano-calendário omitido ou preenchido de forma equivocada, podendo se acumular rapidamente, sobretudo para empresas com histórico de declarações pendentes.

Além das multas diretas, as penalidades por atraso incluem juros e correção monetária, o que eleva ainda mais o montante devido. Para negócios que dependem do fluxo de caixa apertado, esse impacto financeiro pode comprometer investimentos, pagamento de fornecedores e até a manutenção de empregados.

Não se trata apenas de uma questão burocrática: a falta de regularidade na DEFIS pode acarretar inscrição em dívida ativa, restrições para obtenção de certidões e perda de benefícios do Simples Nacional. Por isso, a adequação imediata aos novos parâmetros estabelecidos pela Lei nº 14.905/2024 é fundamental para evitar prejuízos e garantir a saúde financeira da empresa.

O que é a DEFIS e quem precisa entregá-la

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis) é a prestação anual de contas exigida pelo Simples Nacional para consolidar dados do ano-calendário anterior. Nela, as empresas detalham aspectos cadastrais, econômicos e fiscais, permitindo ao Fisco monitorar o desempenho e o cumprimento das obrigações tributárias.

Entre as informações requisitadas, destacam-se:

• Dados do quadro societário e informações cadastrais;
• Receita bruta anual detalhada por atividade;
• Número de empregados e valor total da folha de pagamento;
• Tributos apurados e recolhidos no regime do Simples;
• Investimentos, exportações e outras operações relevantes.

A apresentação da Defis é obrigatória para todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, exceto o Microempreendedor Individual (MEI). Estão incluídas nessa obrigação:

• Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP);
• Sociedades Limitadas e demais pessoas jurídicas enquadradas no Simples;
• Entidades sem fins lucrativos que aderiram ao regime e tiveram receitas.

O envio deve ser feito até 30 de abril do ano-calendário seguinte. A não entrega ou o envio com erros pode acarretar multas que variam de R$ 500 a R$ 3.000 por obrigação, além de juros e correção monetária.

Detalhes da Lei nº 14.905/2024: penalidades e valores

A Lei nº 14.905/2024 estabeleceu regras mais rigorosas para a entrega da DEFIS, definindo prazos, faixas de multa e situações específicas que geram penalidades. A nova norma busca garantir a qualidade das informações prestadas pelas empresas do Simples Nacional, aplicando sanções que podem comprometer o fluxo de caixa e a regularidade junto ao Fisco.

• Prazo de entrega: até 30 de abril do ano-calendário seguinte; atraso implica multa imediata.
• Multa por atraso: varia de R$ 500 a R$ 3.000 por obrigação, calculada por ano-calendário não declarado.
• Multa por incorreções: aplicação da mesma faixa de valores para erros em dados cadastrais, receita bruta ou tributos apurados.
• Juros e correção monetária: incidem a partir do primeiro dia após o vencimento, atualizando o valor principal da multa.
• Acumulação de penalidades: em caso de múltiplos erros ou declarações pendentes, as multas são somadas individualmente.

Além disso, a inscrição em dívida ativa e a restrição para emissão de certidões negativas podem ocorrer em casos de não regularização. Por isso, conhecer cada ponto da lei é essencial para eliminar riscos fiscais e financeiros.

Como evitar erros e atrasos na entrega

Para garantir uma DEFIS precisa e dentro do prazo, adote as seguintes medidas práticas:

• Centralize documentos: utilize pastas digitais ou sistemas de armazenamento em nuvem para reunir recibos, notas fiscais e comprovantes de pagamento em um só lugar.
• Crie um cronograma de atividades: defina datas de conferência e lembretes automáticos no calendário corporativo para revisão de dados e envio antecipado.
• Padronize a nomenclatura de arquivos: nomeie documentos com padrão “ano_tipo_empresa” (ex.: “2024_receita_Ltda”) para facilitar buscas e evitar extravios.
• Revise dados chave antes do envio: confira valores de receita bruta, quantidade de empregados e tributos apurados, comparando com relatórios contábeis mensais.
• Use sistemas de gestão contábil: adote softwares que exportem relatórios fiscais automaticamente, reduzindo a chance de erros manuais e agilizando o processo.
• Implemente checklist de conferência: crie um roteiro com todos os campos obrigatórios da DEFIS e marque cada item após validação interna.
• Capacite a equipe: promova treinamentos periódicos sobre preenchimento da DEFIS e boas práticas de arquivamento de documentos.

Como a Informa Contábil pode ajudar na sua regularidade fiscal

Manter a regularidade fiscal diante de obrigações acessórias como a DEFIS exige precisão, organização e acompanhamento contínuo. Contar com uma contabilidade especializada, como a Informa Contábil, permite delegar tarefas críticas a profissionais que dominam as regras do Simples Nacional e as nuances do Imposto de Renda. Assim, erros são minimizados e o risco de multas é reduzido.

Entre os principais benefícios desse suporte especializado, destacam-se:

• Monitoramento de prazos: lembretes automáticos e conferência antecipada de datas de entrega;
• Revisão técnica: dupla checagem de dados socioeconômicos, receitas e tributos apurados;
• Atualização legislativa: acompanhamento de alterações fiscais e orientações sobre impactos;
• Gestão de documentos: organização e arquivamento seguro de comprovantes e declarações;
• Relatórios periódicos: análise de indicadores que auxiliam na tomada rápida de decisões.

Esse apoio permite às empresas do Simples Nacional manter a saúde fiscal em dia e dedicar-se ao crescimento do negócio com mais tranquilidade.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site IOB Notícias. Para ter acesso à matéria original, acesse Defis agora tem multa por entrega em atraso ou com erros