Contabilidade BH – Passo a passo de como fazer a contratação de funcionários

Depois de abrir um negócio, o empreendedor necessita de funcionários para trabalharem na nova empresa. Porém, contratar um empregado gera muitas dúvidas para os novos empreendedores devido à burocracia que isso envolve. Afinal, são exames admissionais, documentos, contrato, termos de responsabilidade, preenchimento da carteira de trabalho…

No artigo de hoje você verá um passo a passo completo e descomplicado de como fazer a contratação de um funcionário do jeito certo, acabando de vez com as suas dúvidas. Confira!

Contabilidade BH – Passo a passo de como fazer a contratação de funcionários – Benefícios e obrigações

 Antes mesmo de começar as entrevistas para o cargo na empresa, o empregador já deve estar ciente de todos os benefícios e obrigações da categoria em que seu novo funcionário será registrado. Isso inclui vale-alimentação, vale-transporte, plano de saúde, entre outros. Isso facilitará no momento de fazer o contrato.

 CLT

A obrigatoriedade de registro do empregado está prevista no artigo 41 da CLT, a saber:

Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

 Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, as férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

 Entenda o passo a passo de como fazer a contratação de funcionários: 

Contabilidade BH – Passo a passo de como fazer a contratação de funcionários – Contrato

 Feita a escolha do funcionário, é preciso que o empregador decida em que modalidade irá ser feito o contrato: de experiência ou de trabalho.

Contrato de experiência

É a modalidade mais utilizada nesse período de adaptação do empregado, já que permite seu desligamento da empresa ao final do contrato sem muitos encargos. Ele tem duração de 45 dias, podendo ser prorrogado por mais 45, totalizando 90 dias.

Finalizado esse período de experiência, e caso o funcionário não seja contratado, ele deve receber, além do salário, um quarto do 13º salário e o valor proporcional das férias.

Em contrapartida, o empregador está desobrigado do pagamento de aviso prévio e da multa de 40% de FGTS por conta da rescisão.

Contrato de trabalho

Nessa modalidade, o  funcionário é contratado pela empresa por período indeterminado. O contrato de experiência é modificado para o de trabalho automaticamente.

Nesse caso, o empregado passa a ter todos os direitos trabalhistas.

Vale lembrar que o período de experiência deve ser rigorosamente cumprido. Caso o funcionário seja efetivado, o empregador tem um prazo de 48 horas ou dois dias úteis, improrrogáveis, para preenchimento da carteira de trabalho do novo empregado. Caso contrário, a empresa poderá ser autuada pelo fisco, com altas multas.

Contabilidade BH – Passo a passo de como fazer a contratação de funcionários – Exame médico admissional

 Esse exame é importante porque avalia a condição física do trabalhador e é a garantia de que ele está apto ou não para exercer a determinada função. É um dos documentos que devem constar no momento de registro do funcionário.

É a comprovação para o empregador de que, caso o funcionário venha a adoecer, o problema de saúde não foi ocasionado pela atividade exercida na empresa.

Deve ser realizado em um local com registro no Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), e nunca pode ser cobrado do funcionário. Da mesma forma que não pode dar início às atividades na empresa sem sua realização.

Caso não seja feito, pode gerar multas e trazer problemas para a empresa com a Justiça do Trabalho.

Contabilidade BH – Passo a passo de como fazer a contratação de funcionários –  Documentação

 De acordo com a legislação vigente, para que a admissão do funcionário seja efetivada, são exigidos os seguintes documentos:

• Carteira de trabalho – o empregador deve devolvê-la ao funcionário em até 48 horas. Deve constar nela: remuneração, dados do contratante, cargo, data de admissão e possíveis condições especiais. Qualquer evento decorrido, como férias e alteração de cargos e salários, por exemplo, devem constar na carteira, que deve ser solicitada ao empregado para serem registradas as devidas alterações.
• Certificado de alistamento militar – somente para trabalhadores do sexo masculino e com mais de 18 anos. É a prova da quitação com o serviço militar;
• Atestado médico admissional – comprovará a aptidão do trabalhador em relação à atividade que exercerá;
• Certidão de nascimento ou casamento e declaração de dependentes – essas informações devem ser destacadas para o imposto de renda e podem impactar em benefícios, como convênio médico e odontológico ou salário-família;
• Solicitação de vale-transporte – quando for de necessidade do trabalhador, já que é descontado até 6% do valor do salário; a empresa tem a obrigação de fornecê-lo se o funcionário precisar;
• Cópia do título de eleitor para empregados com mais de 18 anos;
• Cópia de RG e CPF;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Inscrição no Programa de Integração Social (PIS) ou Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep);
• Comprovante de residência;
• Foto 3×4 colorida.

Caso o colaborador precise do salário-família, é necessário solicitar ainda a carteira de vacinação dos filhos com menos de 7 anos e comprovante de frequência escolar para crianças com mais de 7 anos. Se ele se enquadrar nos critérios de recebimento do salário-família, ele deve assinar o termo de responsabilidade do benefício. Servindo como declaração de responsabilidade pelas informações fornecidas pelo funcionário.

Contabilidade BH – Passo a passo de como fazer a contratação de funcionários – Documentos discriminatórios

 De acordo com o artigo 1º da Portaria MTE n° 41/2007, é proibido ao empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, fazer a exigência de quaisquer documentos discriminatórios para a contratação, especialmente:

• Certidão negativa do SERASA, SPC, cartórios de protestos ou outros assemelhados;
• Exame de HIV (Aids);
• Testes, exames, laudos ou qualquer outro tipo de procedimento que evidencie esterilização ou gravidez;
• Certidão negativa de processo trabalhista ajuizado;
• Informações sobre antecedentes criminais, salvo se a atividade laboral não guardar relação com algum crime.

Contabilidade BH – Passo a passo de como fazer a contratação de funcionários – eSocial

 A documentação que mencionamos acima também é usada para o preenchimento de todas as informações exigidas no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial – no evento S-22 (Admissão de Trabalhador).

Esses dados devem ser encaminhados com antecedência, pois a comunicação nesse sistema  deverá ser feita até o final do dia  anterior ao do início das atividades.

A contratação de funcionários não será mais possível por ocasião do fechamento da folha com data retroativa. Esse procedimento resultará em um aviso do sistema, da informação do registro fora do prazo, sujeito à penalidades.

Entendendo o eSocial

O eSocial entrou em vigor desde o dia 1º de janeiro deste ano para todas as empresas que contratam funcionários. Ele visa unificar o envio de informações trabalhistas como admissão, aviso prévio, desligamentos, licenças, remunerações e pagamentos (dá para observar o grande impacto desse sistema na folha de pagamento).

Se antes as informações eram passadas para diversos órgãos e sistemas diferentes (Caixa Econômica, Ministério do Trabalho e Previdência Social), hoje vai tudo para a área do eSocial. Com ele, haverá um maior controle sobre as informações prestadas pelos empregadores, aumentando o cumprimento das leis e obrigações trabalhistas.

Contabilidade BH – Passo a passo de como fazer a contratação de funcionários – Conclusão

Como você pode verificar, entender como contratar um funcionário não é tão difícil, mas as etapas devem ser cumpridas com atenção para que não haja erros. Por isso, o ideal é que tudo seja feito com a ajuda de um escritório contábil especializado, já que diversas leis trabalhistas precisam ser observadas. Incluindo uma série de direitos e deveres, tanto do empregador quanto do novo empregado. O contador dará o auxílio necessário, garantindo que nada dê errado e fazendo com que a burocracia não seja um empecilho para você.

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