Contabilidade BH – eSocial para pequenas empresas

Empregadores de todo o Brasil estão passando por mudanças, tendo que comunicar, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores por meio do eSocial. Todas as empresas precisam se adaptar a esse novo sistema implementado pelo governo, evitando problemas posteriores. Agora chegou a vez das pequenas empresas. Trouxemos neste artigo algumas informações sobre o eSocial para pequenas empresas que poderão auxiliar e ajudar a esclarecer dúvidas com relação a essa nova ferramenta. Confira!

Contabilidade BH – eSocial, o que é?

O eSocial (ou folha de pagamento digital), é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (Decreto n° 8373/2014), e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007. É um novo sistema de coleta de informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas do empregado. Saldo do FGTS, contribuição de aposentadoria, demissões… tudo será compartilhado em um único banco de dados entre a Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e o INSS.

Contabilidade BH – eSocial, qual a finalidade?

Ele vem consolidar as várias informações que as empresas já enviam ao fisco brasileiro, em um único ambiente e em uma plataforma eletrônica. Essa ferramenta pretende reduzir a papelada e a burocracia na hora de prestar contas sobre os trabalhadores junto aos órgãos de fiscalização. A ideia é unificar o acesso à informação, concentrando todas as informações relativas às relações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, relativa a todos os empregadores do país. A responsabilidade do abastecimento de todas as informações do trabalhador é da própria empresa. Esse empregado vai ter uma facilidade muito maior na hora de buscar e exercer os seus direitos trabalhistas e previdenciários. O governo vai ter um dado mais qualificado, vai poder exercer suas atividades fiscalizatórias com dados mais próximos do real.

Contabilidade BH – eSocial, o que mudará?

O eSocial não representará aumento de custos para as pequenas empresas. Segundo o representante da Receita, o mecanismo mantém as atuais obrigações acessórias enviadas aos órgãos públicos geralmente pelo contador contratado pela empresa. Os empregadores e os contadores já prestavam informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao governo. Com a entrada do eSocial, além dessas, também serão exigidas informações referentes à segurança e saúde do trabalho, e poucas empresas estão preparadas, principalmente as pequenas. Caso o empregador ou o contador não informe os dados ou estes possuam divergência, haverá penalização por omissão ou falsidade, o que levará ao recebimento de fiscalizações, multas, possibilidade de embargo e interdição. Por exemplo: se um empregador deixar de solicitar exames médicos periódicos exigidos pela lei, será multado em até R$ 4 mil; ou se deixar de entregar perfil profissiográfico previdenciário (PPP), dependendo da quantidade de funcionários e do tamanho da empresa, a multa aqui pode chegar a R$180 mil.

Contabilidade BH – eSocial, o que as pequenas empresas precisarão fazer?

Para que se entenda melhor, segue abaixo uma lista com exemplos de documentações que deverão ser encaminhadas ao eSocial pelas  pequenas empresas:

• Recolhimento de Indenização Compensatória (multa do FGTS;
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para controlar as admissões e
• demissões de empregados sob o regime da CLT;
• Livro de Registros de empregados (LRE);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
• Folha de pagamento;
• Guia da Previdência Social (GPS);
  Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
• Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Comunicação de Dispensa (CD);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional ( PCMSO).

Essa padronização de dados em uma única base fará com que sejam evitadas divergências na hora do preenchimento dessas guias. É uma forma de obrigar as pequenas empresas a seguirem a legislação vigente, evitando que haja fraudes e ilegalidades trabalhistas.

Contabilidade BH – eSocial, processo de implantação

O sistema já é utilizado com o serviço doméstico e com as empresas que faturam mais de R$ 78 milhões. Já para as pequenas empresas, o prazo para adaptação dessa nova plataforma do eSocial começa a contar a partir de 16 de julho deste ano, sendo dividido da seguinte forma:

• Julho (a partir de 16/07) – as pequenas empresas deverão encaminhar informações relativas à própria empresa (  tabelas de horários, cargos e salários, dados do empregador);
• Setembro (a partir de 01/09) – as pequenas empresas serão obrigadas a enviar informações referentes aos colaboradores e seus vínculos trabalhistas (admissões, afastamentos, retornos e demais eventos não periódicos);
• Novembro (a partir de 01/11) – o envio das folhas de pagamento torna-se obrigatório. As pequenas empresas devem estar prontas para fecharem as suas folhas no esocial a partir desta data, referente aos fatos ocorridos a partir dela.
  Ainda não haverá substituição da GFIP (guia do recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social). As empresas passarão a fechar suas folhas no eSocial, mas também continuarão usando os seus sistemas de folha e recolhendo seus tributos e o FGTS por meio da GFIP.
• Janeiro 2019 – ocorrerá a substituição da GFIP pelo sistema DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos).  Com o fechamento correto das folhas de pagamento no eSocial, serão geradas pelo DCTFWeb as guias de recolhimento de tributos.
  É importante que o eSocial tenha sido implantado com sucesso, caso contrário, o empregador não conseguirá recolher os seus tributos nessa fase.

Então prepare-se

Como ainda é algo novo, o assunto gera dúvidas. Então esteja atualizado e preparado para as mudanças. As informações agora mais do que nunca devem ser concisas e os documentos bem feitos, pois como foi dito, informações desencontradas serão passíveis de sanções. Verifique se sua empresa está dentro dos padrões exigidos; entregue ao seu contador todos os dados necessários para que a sua empresa possa ser inserida no eSocial.

Conclusão

Como pode ser observado, mesmo com o intuito de simplificar, o eSocial é um sistema complexo, necessitando de certos cuidados. Será necessário muito mais atenção por parte das pequenas empresas e das assessorias contábeis. Por isso contrate uma boa assessoria, encontre profissionais competentes que farão todo o serviço para a sua empresa, sem maiores preocupações para você.

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