Contabilidade BH – Descarte de documentos

Em plena era digital, e ainda temos que guardar muita papelada. A quantidade de documentos que necessitamos ter é imensa. Devido a burocracia e também por medida preventiva, muitos deles devem ser preservados como elementos de prova ou ação; algum dia poderemos precisar deles. Mas por quanto tempo deve-se guardá-los? Quando poderei eliminá-los? No artigo de hoje apresentaremos algumas sugestões de prazo de guarda desses documentos. Confira!

Contabilidade BH – Descarte de documentos, por que guardar documentos?

A maioria dos documentos que produzimos ou recebemos pelo governo ou algum outro órgão deve ser guardada para fins relacionados ao fisco ou problemas legais. E a lei pré determina um prazo para a validade desses papéis, por quanto tempo devem ficar guardados para qualquer problema ou fiscalização.

Contabilidade BH – Descarte de documentos, benefícios da guarda de documentos

Quando se dá prazos aos documentos, além de ter um comprovante, nós reduzimos a massa documental porque vamos parar de guardar aquilo que não precisamos mais. Além da redução da papelada, há outros benefícios:

• agilidade na recuperação dos documentos e das informações;
• eficiência administrativa;
• melhor conservação dos documentos de guarda permanente;
• racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite);
• liberação de espaço físico;
• incremento à pesquisa.

Contabilidade BH – Descarte de documentos, quanto tempo guardar um documento?

Vai depender da finalidade de cada documento. O prazo de guarda é dado para um documento dependendo da finalidade dele, de como e para quê ele foi criado. Dependerá da constituição de cada empresa e do Órgão que ele estará inserido.

Para estabelecer prazos, há um processo chamado Avaliação, que é um trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (valor administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinação (eliminação ou guarda permanente).

Contabilidade BH – Descarte de documentos, gestão de documentos

É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (lei 8159/91). Sua finalidade é assegurar que os documentos produzidos sejam os melhores testemunhos de uma atividade. A gestão documental é única para documentos de qualquer suporte, seja no papel ou em algum meio digital.

Contabilidade BH – Descarte de documentos, qual o tempo de guarda de documentos definido pela legislação?

Além do cumprimento às leis como Constituição de 1988, CTN, CLT, Novo Código Civil, Portarias, Normativas, etc.., é necessário ter atenção aos atos legais específicos e a constituição de cada empresa.

O prazo da guarda dependerá do tipo do documento e da norma legal que exige sua exibição, especialmente para fins de fiscalização e cobrança de eventual dívida.

Basicamente, os documentos fiscais devem ser guardados pelo período de cinco anos, uma vez que a legislação tributária determina que o Fisco possui esse período para solicitação da apresentação da documentação. Se a empresa não possuí-los, pode ser autuada. O prazo é importante porque, decorrido o tempo, o Fisco não poderá mais exigi-la do contribuinte.

Vale lembrar que essas orientações são apenas de ordem fiscal, não sendo aplicáveis aos documentos trabalhistas (ver prazos abaixo).

Confira a seguir, por quanto tempo você deve manter a guarda dos documentos:

Contabilidade BH – Descarte de documentos, comprovantes de pagamento

• Documentos como o comprovante de IPTU, IPVA e a declaração de Imposto de Renda devem ser guardados por 5 anos, contados a partir do 1º dia útil do ano seguinte ao pagamento;
• contas de luz, telefone, gás e água também devem ser mantidas por 5 anos.
• a nota fiscal de qualquer tipo de produto ou serviço deve ser guardada, além do prazo da garantia, pelo tempo de vida útil do produto, resguardando o consumidor de qualquer defeito oculto de fabricação;
• contratos de seguro, em geral, devem ser mantidos pelo prazo de um ano a partir do primeiro pagamento das respectivas mensalidades (seguro saúde, seguro de automóvel, etc.);
• para os documentos de assistência médica, como os planos de saúde, houve uma mudança no Novo Código Civil. De 20 anos, a guarda dos documentos passou para 5 anos;
• comprovante de pagamento de aluguel – 3 anos;
• comprovante de condomínio – 5 anos;
• prestação da casa – 5 anos;
• consórcios – os comprovantes devem ser mantidos até que seja dada a quitação. A liberação da alienação fiduciária é a prova de que o pagamento foi feito;
• mensalidade escolar – 5 anos.

Contabilidade BH – Descarte de documentosTrabalhistas

• O contracheque (também conhecido como holerite) deve ser guardado pelo trabalhador até 5 anos para cobrança de direitos trabalhistas. Caso saia da empresa, terá só 2 anos para efetuar tal cobrança;
• Notas de serviços de profissionais liberais devem ser mantidas por 5 anos;
• Para efeito de previdência social, profissionais autônomos devem guardar o carnê do INSS até o pedido do benefício da aposentadoria. Pelo mesmo motivo, trabalhadores devem guardar o contracheque.

Contabilidade BH – Descarte de documentos bancários

• Cheques devem ser apresentados nos bancos para desconto em até 30 dias, para os da mesma praça; e em até 60 dias, para os de praças diferentes. A prescrição de um cheque pode ser feita em um prazo máximo de 6 meses contados da apresentação. Esse é o prazo para que seja executado se não tiver fundo. O canhoto não tem valor legal, só vale para conferência.
• Faturas de cartão de crédito – não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por cautela. Para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito.

É importante ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato) prescreve em 5 anos. Assim, o consumidor estará totalmente garantido se guardar as faturas do cartão por 5 anos.

Contabilidade BH – Descarte de documentos, Ordem Pessoal

• Carteira de Vacinação – Permanente;
• Carteira de Identidade – Permanente;
• Certidão de Casamento – Permanente. Possui validade até a certidão de óbito;
• Certidão de Nascimento – Permanente. Possui validade até obter a certidão de casamento;
• Certidão de Óbito – Permanente;
• Comprovante de votação – 4 anos. Validade até a próxima votação;
• CPF – Permanente;
• Imposto de Renda Pessoa Física – 5 Anos. A receita federal pode exigir os documentos que embasaram a declaração dentro de até 5 anos. Após este tempo, as cobranças não são mais autorizadas.
• PIS (Programa de Integração Social) – Permanente.
• Seguros (vida, residência, saúde, veículo, etc.) – 1 ano. Até a renovação da apólice.
• Título de capitalização – 1 ano. Após este prazo, você pode obter restituição do valor.
• Título eleitoral – Permanente.

Contabilidade BH – Descarte de documentos, Ordem Trabalhista

• Carteira de trabalho – Permanente;
• FGTS (extrato de conta vinculada) – Trimestral. Importante guardar sempre o último documento recebido que comprova o anterior;
• Aposentadoria (Hollerit) – guardar até efetuar a aposentadoria, para evitar possíveis problemas com o INSS;
• INSS autônomo – Aposentadoria. Guarde até efetuar a aposentadoria para provar com o tempo de serviço;
• Seguro desemprego – 6 meses. Equivalente ao tempo de recebimento do seguro.

Contabilidade BH – Descarte de documentos, Contas e recibos Gerais

• Carnê e/ou Comprovante de pagamento de Consórcio – 2 anos. Guarde o carnê e o comprovante por pelo menos 2 anos ou até o bem ser transferido para o real proprietário. Além do carnê, pode-se pedir um comprovante de quitação.
• Comprovante de depósito bancário – Não especificado. Deve-se guardar até comprovar que o valor foi debitado em conta.
• Conta de Água – 90 dias. Após este prazo não se pode mais cobrar pelos serviços prestados, mas o governo orienta que sejam guardadas de dois a cinco anos.
• Conta de Luz e telefone – 90 dias. Após este prazo não se pode mais cobrar pelos serviços prestados, mas o governo orienta que sejam guardadas de dois a cinco anos.
• Convênio Médico – 10 anos. Este é o prazo máximo que o consumidor pode exigir a devolução de pagamentos indevidos em razão de aumentos abusivos.
• Extrato Bancário – Mensal. Importante guardar sempre o último documento recebido que comprova o anterior.
• Fatura de cartão de crédito – 1 ano. Guarde por pelo menos este tempo, principalmente no caso de compras parceladas.
• Mensalidades referentes a escolas e cursos – Término do curso / escola. Guardar de preferência até o término do curso ou da escola, após receber o certificado ou diploma.
• Nota Fiscal de Fornecedor – Termo de Garantia ou 3 meses ou Vida útil do produto. Guarde a nota junto com o termo de garantia, caso seja necessário alguma troca ou reparo. Para produtos que não tenham garantia, guarde por três meses (tempo que se pode pedir uma troca por produto com defeito). O código de defesa do consumidor instrui guardá-las durante a vida útil do produto ou durante a prestação de serviço.
• Tv por Assinatura – 90 dias. Após este prazo não se pode mais cobrar pelos serviços prestados, mas o governo orienta que sejam guardadas de dois a cinco anos.

Contabilidade BH – Descarte de documentos de Ordem Legal

• Contrato de compra e venda – Permanente.
• Escritura – Permanente.
• Financiamento de Imóveis – Deve-se guardar os comprovantes de pagamento até o final das prestações, quando a escritura for transferida para o nome do real proprietário.
• IPTU (Imposto Predial Urbano) – 5 anos. Os recibos de comprovante de pagamento devem ser guardados até 5 anos, depois desse prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrá-la.
• IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores) – 4 anos. Para evitar fraudes, pois a pessoa pode mostrar o atual pago, sendo que o anterior pode estar em débito.
• Licenciamento de veículo – Deve ser guardado até o próximo licenciamento. Tem que estar sempre junto do documento do veículo, pois pode ser pedido em averiguações policiais, sob pena de detenção do veículo. Pode ser uma cópia autenticada.
• Recibo de aluguel e Vistoria de Imóvel – Não especificado. Guarde durante o tempo que permanecer no imóvel ou até a renovação do contrato de aluguel, pois esta garante que o pagamento está em dia.
• Recibos de condomínio – Anualmente peça a administradora para que emita um comprovante de quitação para que você não precise guardar todos os recibos.
• Seguro obrigatório de veículo – 1 ano. Realizado junto com o licenciamento e IPVA.

Contabilidade BH – Descarte de documentos – Conclusão

Como se pode observar, a guarda de documentos deve ser realizada por muitos anos e, em alguns casos, os documentos precisam ser guardados permanentemente. Mesmo com  toda a evolução tecnológica, pessoas físicas e jurídicas não podem se desfazer da papelada. Ela continua sendo indispensável para todos. Se não tiver certeza quanto ao prazo para destruição de um determinado documento, não o faça. Procure o auxílio de profissionais competentes que poderão resolver tudo para você. Evitando, assim, possíveis dores de cabeça no futuro.

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