ECF 2026: empresas têm até 31 de julho para entregar a escrituração sem inconsistências

O prazo para transmitir a ECF 2026, referente ao ano-calendário de 2025, termina em 31 de julho. Empresas obrigadas precisam agir rapidamente, pois o atraso ou o envio com informações incorretas pode gerar inconsistências e penalidades.

A escrituração reúne dados utilizados na apuração do IRPJ e da CSLL e é cruzada pela Receita Federal com outras obrigações fiscais e contábeis. Nesta curadoria, veja quem deve entregar a ECF, quais informações exigem conferência e os principais cuidados antes da transmissão.

ECF 2026: prazo termina nesta sexta-feira e erros podem trazer problemas para a empresa

O prazo para transmitir a ECF 2026, referente ao ano-calendário de 2025, termina em 31 de julho. As empresas obrigadas devem verificar imediatamente se a escrituração está completa, validada e pronta para envio pelo sistema SPED.

O atraso ou a apresentação de informações incorretas pode gerar inconsistências nos cruzamentos realizados pela Receita Federal, além de possíveis penalidades. Pequenos empresários, prestadores de serviço e MEIs que também sejam responsáveis por outra pessoa jurídica devem confirmar se existe obrigação de entrega e revisar sua situação fiscal antes do prazo final.

O que é a ECF e por que ela exige tanta atenção

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória que reúne informações contábeis e fiscais da empresa referentes ao ano-calendário. Esses dados são utilizados para demonstrar como foram calculados o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Mais do que uma declaração, a ECF também funciona como uma ferramenta de conferência para a Receita Federal. As informações podem ser comparadas com dados apresentados em outras obrigações, como a Escrituração Contábil Digital (ECD), a DCTF, a DCTFWeb e o PER/DCOMP.

Por isso, receitas, despesas, tributos apurados, pagamentos, compensações e saldos contábeis precisam estar coerentes entre os diferentes arquivos e declarações. Divergências podem gerar inconsistências, exigências de esclarecimentos e dificuldades para a empresa demonstrar a regularidade da apuração do IRPJ e da CSLL.

Quem precisa entregar a ECF 2026

A entrega da ECF 2026 é obrigatória para pessoas jurídicas enquadradas nos regimes de Lucro Real, Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado. Também estão incluídas, conforme as regras aplicáveis, entidades imunes, isentas e equiparadas a pessoas jurídicas.

Em linhas gerais, os principais grupos obrigados são:

• empresas tributadas pelo Lucro Real;
• empresas tributadas pelo Lucro Presumido;
• empresas enquadradas no Lucro Arbitrado;
• entidades imunes e isentas;
• entidades equiparadas a pessoas jurídicas.

Entre as principais dispensas estão as pessoas jurídicas inativas, os órgãos públicos, as autarquias, as fundações públicas e as empresas optantes pelo Simples Nacional. Portanto, o fato de uma empresa ser pequena ou estar sob responsabilidade de um MEI não define, por si só, a obrigação: é necessário verificar o regime tributário e o enquadramento da pessoa jurídica.

Quando a empresa possui filiais, a ECF deve ser transmitida pelo CNPJ da matriz, que reúne as informações da escrituração. Antes do envio, é importante confirmar se a empresa realmente está dispensada ou obrigada e se os dados de todas as unidades foram considerados corretamente.

O cruzamento com outras obrigações pode revelar divergências

A ECF não deve ser preenchida de forma isolada. A Receita Federal pode comparar as informações declaradas com dados presentes na Escrituração Contábil Digital (ECD), na DCTF, na DCTFWeb e no PER/DCOMP. Esse cruzamento busca identificar diferenças entre a escrituração, as apurações e os pagamentos informados pela empresa.

Antes da transmissão, é importante conferir se as receitas e despesas registradas na contabilidade estão compatíveis com os valores utilizados na apuração do IRPJ e da CSLL. Também devem ser revisados os tributos apurados, os pagamentos realizados e eventuais compensações ou pedidos de restituição.

Os saldos negativos de IRPJ e CSLL e os valores pagos indevidamente ou a maior informados na ECF precisam estar alinhados ao PER/DCOMP. Da mesma forma, divergências entre a ECF, a ECD, a DCTF ou a DCTFWeb podem gerar inconsistências e exigir esclarecimentos.

Por isso, a revisão deve considerar o conjunto das obrigações entregues pela empresa, e não apenas o arquivo da ECF. A conferência antecipada ajuda a identificar diferenças de valores, períodos ou saldos antes do envio.

Troca de contador ou sistema contábil aumenta a necessidade de conferência

A troca de contador durante 2025 exige atenção redobrada, pois a ECF deve reunir as informações de todo o ano-calendário, mesmo quando a responsabilidade pela escrituração mudou. Os dados registrados pelo profissional anterior precisam ser integrados corretamente ao trabalho do contador atual.

Antes da transmissão, é importante verificar se os saldos finais do período anterior correspondem aos saldos iniciais apresentados na escrituração seguinte. Diferenças em contas contábeis, receitas, despesas ou apurações fiscais podem comprometer a consistência da ECF e dos demais arquivos enviados à Receita Federal.

A mesma cautela vale para empresas que trocaram de sistema contábil ao longo do ano. Alterações na forma de importar, classificar ou processar os dados podem gerar divergências entre os registros. Por isso, a continuidade das informações deve ser conferida desde o início até o fim do ano-calendário.

Também é necessário validar a recuperação dos dados da Escrituração Contábil Digital (ECD), observando se o arquivo correto foi utilizado e se as informações recuperadas correspondem à movimentação efetivamente registrada. Essa revisão deve ocorrer antes da validação e da transmissão da ECF, permitindo corrigir eventuais inconsistências dentro do prazo.

Checklist antes de transmitir a ECF pelo sistema SPED

Antes de transmitir a ECF 2026 pelo sistema SPED, faça uma revisão final dos principais pontos da escrituração. O checklist não elimina todos os riscos, mas ajuda a reduzir inconsistências e a identificar informações que precisam de correção antes do envio.

• Confirme o regime tributário da empresa e verifique se ela está obrigada à entrega da ECF;
• Utilize a versão mais recente do Programa Gerador da Escrituração (PGE-ECF);
• Confira se o arquivo foi preenchido de acordo com o Leiaute 12;
• Valide os dados contábeis e fiscais referentes ao ano-calendário de 2025;
• Compare as informações da ECF com a ECD, a DCTFWeb e o PER/DCOMP;
• Revise receitas, despesas, tributos apurados, pagamentos, compensações e saldos negativos de IRPJ e CSLL;
• Verifique se os dados da matriz e das filiais foram considerados corretamente, quando aplicável;
• Após a transmissão, guarde o recibo de entrega e o arquivo enviado.

Se forem identificadas divergências, é recomendável avaliar a origem dos dados e corrigir as informações conforme os procedimentos aplicáveis antes da transmissão definitiva. A conferência cuidadosa contribui para manter a escrituração alinhada às demais obrigações fiscais e contábeis da empresa.

Acompanhe as próximas orientações sobre obrigações fiscais e Imposto de Renda

A revisão da ECF depende de informações contábeis e fiscais organizadas, completas e alinhadas às demais obrigações da empresa. Esse cuidado é especialmente importante quando há apuração de IRPJ e CSLL, já que divergências podem ser identificadas nos cruzamentos realizados pela Receita Federal.

Empresas que ainda têm dúvidas sobre a obrigatoriedade, o preenchimento ou a regularidade das informações podem buscar orientação contábil para avaliar os dados antes da transmissão. A Informa Contábil atua com apuração fiscal, elaboração de balanços e suporte às empresas na organização e conferência de suas obrigações.

Acompanhe o blog da Informa Contábil para conferir novas notícias e orientações sobre contabilidade, Imposto de Renda e tributos, publicadas todas as semanas.

Fonte desta curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse ECF 2026: prazo termina nesta sexta-feira (31)