Contabilidade para comércio em Belo Horizonte

Ela parte das notas: registra as entradas e as saídas de mercadorias, apura o ICMS, que é estadual, e os tributos federais do regime, entrega as declarações, fecha a folha e, no fim do ano, monta o balanço com o estoque contado.

A diferença para uma empresa de serviços está no ICMS e no estoque. O imposto de uma mercadoria pode ter sido pago lá atrás, pelo fabricante, ou ainda estar pendente na entrada, e a contabilidade precisa saber disso item por item para não cobrar duas vezes nem deixar de cobrar.

Porque nem todo ICMS do comércio está dentro da guia do Simples Nacional: o da substituição tributária, o da antecipação e o diferencial de alíquota nas compras de outros estados são pagos à parte (Lei Complementar 123/2006, art. 13, § 1º, XIII, alíneas a, g e h).

A receita de mercadoria que já teve o ICMS recolhido por substituição precisa ser separada na apuração do Simples, senão a guia cobra de novo o imposto sobre ela (art. 18, § 4º-A, I). Fora do Simples, a alíquota interna geral de Minas Gerais é de 18%, com alíquotas próprias para vários produtos (Lei estadual 6.763/1975, art. 12, I, d), e a empresa aproveita o crédito do imposto pago nas compras.

O que sai da comparação com a margem, a folha e os produtos de cada empresa: o Simples Nacional, pelo Anexo I, costuma ser o ponto de partida das lojas menores, e o lucro presumido ou o real entram na conta quando a receita cresce ou a margem aperta.

No lucro presumido, a base do imposto de renda na revenda de mercadorias é 8% da receita, e a da CSLL, 12% (Lei 9.249/1995, arts. 15 e 20). Quem também fabrica o que vende tem a receita da produção no Anexo II do Simples, de indústria, e a da revenda no Anexo I. A consultoria tributária compara os regimes com os números antes de qualquer mudança.

A NF-e nas vendas e transferências entre empresas e a NFC-e na venda ao consumidor no caixa; nas duas, o código do produto (NCM) e o código da operação (CFOP) definem como o ICMS é tratado.

As notas de entrada pedem o mesmo cuidado: é nelas que aparecem o ICMS já retido pelo fornecedor e o crédito que a empresa fora do Simples pode aproveitar. A Informa confere as entradas antes da apuração e orienta a configuração do emissor de notas da loja, para que o cadastro dos produtos saia certo desde a primeira venda.

Porque é com ele que se chega ao custo das mercadorias vendidas e, portanto, ao lucro: estoque do início do período, mais as compras, menos o estoque do fim, dá o quanto a mercadoria vendida custou.

Estoque sem controle leva a dois problemas. O primeiro é um lucro que não existe, quando a contagem está inflada, e que acaba distribuído aos sócios. O segundo é a diferença entre o que as notas dizem que entrou e saiu e o que existe na prateleira, que chama a atenção da fiscalização. Por isso a Informa pede a contagem do estoque no fechamento do ano e cruza com as notas do período.

É a tributação concentrada no fabricante ou no importador de alguns produtos, como medicamentos, cosméticos, autopeças e bebidas; na revenda, o PIS e a Cofins já foram pagos lá atrás.

No Simples Nacional, essa receita é separada na apuração para a guia não cobrar PIS e Cofins de novo (Lei Complementar 123/2006, art. 18, § 4º-A, I). Farmácias, perfumarias e lojas de autopeças são as que mais sentem esse detalhe no valor do imposto.

Além da apuração mensal do Simples ou dos tributos do regime, o comércio em Minas Gerais que deve ICMS por substituição tributária, antecipação ou diferencial de alíquota entrega a DeSTDA à Secretaria de Fazenda todo mês; perder um prazo gera multa e pode travar a certidão negativa.

A CBS começa em 2027 no lugar do PIS e da Cofins, e o IBS substitui o ICMS aos poucos, de 2029 a 2032, até o ICMS acabar em 2033 (Emenda Constitucional 132/2023).

Para quem vende a outras empresas, o crédito que o cliente aproveita passa a pesar no preço, e o comércio do Simples vai decidir se recolhe os novos tributos dentro ou fora da guia única. O calendário e a simulação estão na consultoria em Reforma Tributária, e a escolha do Simples, no guia da Reforma no Simples Nacional.

A contabilidade, os impostos e a folha ficam com a Informa Contábil; pagamentos a fornecedores, recebimentos de cartão, conciliação bancária e fluxo de caixa podem ficar com a Sr. Organize, o BPO financeiro do Grupo Informa, com cada pagamento aprovado pela empresa.

Pelo volume de notas de entrada e de saída, pela quantidade de produtos com substituição tributária, pelo número de funcionários, pelo regime e pelo que a empresa pede além da rotina, como abrir uma filial. O valor chega numa proposta por escrito, com cada serviço listado, depois da primeira conversa.

Pergunte ao escritório como ele confere as notas de entrada, como trata a substituição tributária e o estoque e o que entra no preço, e peça o registro no CRC e a proposta por escrito; a Informa responde a cada ponto na primeira conversa, no escritório do Prado ou por vídeo.

Se a empresa já tem contador, a Informa recebe os arquivos e confere o período antes de assumir; veja como trocar de contador.