Obter a informação real da performance de sua empresa em determinado período e, com isso, facilitar a tomada de decisões é fundamental. Por isso é necessário que as empresas façam um controle financeiro de seus lucros e despesas. Elas precisam fazer a escrituração diária do Livro Caixa, um dos itens fundamentais para serem observados em um negócio. Nele, é feito um controle pessoal, em que devem ser lançadas todas as entradas e saídas da empresa. Entretanto, muitos empreendedores ainda possuem dúvidas acerca do assunto. Pensando nisso, no artigo de hoje, falaremos a respeito do Livro Caixa e de sua obrigatoriedade nas empresas optantes pelo Simples Nacional. Confira!
Entendendo o Livro Caixa
O Livro Caixa é um livro auxiliar de registro contábil em que se destina ao controle exclusivo de todas as movimentações dos fluxos financeiros, ou seja, de todas as entradas e saídas de capital de uma empresa. E quando eu digo tudo, é tudo mesmo! Até a compra de um clipe na papelaria da esquina. O saldo e as movimentações do Livro Caixa devem bater com o seu extrato bancário. Se a empresa tiver mais de uma conta ou aplicações financeiras, o saldo do livro caixa deverá ser a soma de todas as contas e valores aplicados.
É necessário que todos os pagamentos e recebimentos sejam lançados no Livro de forma cronológica – dia, mês e ano. As anotações devem ser metódicas, diárias e detalhadas. Também é importante lembrar que não se deve anotar rendimentos futuros, como notas que ainda não compensaram e cheques pré-datados.
Existem muitas semelhanças entre a contabilidade da empresa e as informações que são registradas no Livro Caixa. Na prática, Livro Caixa é uma forma resumida de comunicar aos órgãos competentes todo o registro financeiro de uma empresa. Seu uso é obrigatório para as empresas enquadradas no Simples Nacional, porém facultativo para as demais.
Atenção
Todas as notas fiscais e comprovantes das movimentações devem ser arquivados, pois são eles que ajudarão a preencher o Livro Caixa corretamente (gastos de energia elétrica, aluguel, água, telefone, material de expediente (escritório) e de limpeza, bem como reparos e conservação do local, etc.). Devem ser guardados por um período de cinco anos para serem exibidos em uma eventual fiscalização.
Estrutura do Livro Caixa
Basicamente, o Livro Caixa deve conter:
Data do registro
Na hora da elaboração do Livro Caixa, esse é o primeiro item a ser observado. Portanto, observe o saldo anterior constatado na data de início do documento.
Breve histórico
Aqui serão registrados efetivamente as ações da empresa, o fluxo financeiro em si. Deve ser indicado se é um pagamento ou recebimento. Também deve-se descrever o motivo e informar o valor correspondente.
Entradas e saídas – débito e crédito, respectivamente
Não usa-se os dois em um mesmo registro. Na coluna do crédito devem ser informadas todas as entradas de dinheiro na empresa. Na do débito, todas as saídas.
Saldo atual da conta Caixa
Nessa coluna deve ser informado o saldo do dia (saldo anterior + crédito – débito) da conta em questão.
Escrituração do Livro Caixa
O processo de escrituração do Livro Caixa é o ato em si do registro de fluxos monetários. Pode ser dividido em três partes principais, em que já se encontram os itens estruturais citados acima:
Termo de Abertura
Essa é a parte inicial do Livro Caixa, em que deve ser indicada a finalidade desse documento, o nome da empresa e as suas informações essenciais, como endereço completo e CNPJ. Também deve ser indicado o número de folhas e a data. Lembrando que deve-se assinar o documento.
Folhas de Escrituração
Aqui são colocadas as entradas e saídas de capital. As informações devem ser organizadas por data e dispostas individualmente.
Termo de Encerramento
Última página do Livro Caixa. Aqui são reafirmados os dados presentes na página inicial, bem como data e assinatura do responsável.
Software de gestão financeira
Utilizar um software de gestão financeira para realizar essas tarefas facilita muito todo esse trabalho, já que praticamente tudo será automatizado. Sem contar que tudo ficará mais organizado. É possível ter, por exemplo, o registro imediato de entradas e saídas a partir de créditos ou débitos em conta ou notas fiscais emitidas.
Além de permitir o acesso a essas informações em tempo real, várias pessoas de uma mesma equipe podem acessá-las de qualquer lugar.
Ele substitui o Livro Caixa?
Não se trata de substituir um pelo outro, mas de utilizar-se de softwares de gestão financeira como ferramenta necessária para elaboração do Livro Caixa. Esse tipo de suporte pode ser muito útil, até mesmo para empresas com menor número de transações.
Conclusão
Como você pode observar, o Livro Caixa é fundamental para empresas do Simples Nacional. A partir das informações contidas nesse documento, o contador te dará análises do desempenho da sua empresa. Você saberá onde está gastando demais, conhecerá as suas principais fontes de receitas e, assim, poderá direcionar suas estratégias de vendas.
Se até hoje você não fez escrituração nenhuma, comece a partir de agora. Nós da Informa Contábil possuímos um software de gestão financeira e uma equipe altamente qualificada para fazer o Livro Caixa e qualquer outro assunto que envolva a sua empresa de maneira eficiente. Logo você estará com tudo em ordem e sua empresa inteiramente regularizada.
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