Contabilidade para clínicas em Belo Horizonte

Muda a quantidade de frentes ao mesmo tempo: a clínica recebe de convênios e de pacientes particulares, repassa parte do valor a profissionais, paga uma equipe própria, compra material e precisa dividir o resultado entre sócios que nem sempre atendem a mesma quantidade.

Na prática, a contabilidade organiza essas frentes em centros que o dono enxerga: receita por origem, custo do atendimento, despesas da estrutura e lucro de cada período. Sem essa separação, a clínica fatura bem e não sabe qual serviço sustenta o caixa.

• Receita: convênios, particulares e eventuais contratos com outras empresas, cada um com o seu prazo de recebimento.
• Custo do atendimento: repasses, material, exames terceirizados e a equipe que atende.
• Estrutura: aluguel, sistemas, manutenção dos equipamentos e administrativo.
• Sócios: pró-labore de quem trabalha na clínica e lucro distribuído conforme o contrato.

O que sai da comparação feita com a receita, a folha e a margem da própria clínica, refeita antes de cada ano; não existe um regime que sirva para todas.

No Simples Nacional, boa parte dos serviços de saúde muda de anexo conforme o peso da folha, e a calculadora do Fator R mostra a conta. O teto do Simples é de R$ 4,8 milhões de receita por ano, e o ISS passa a ser pago fora da guia única quando a receita supera R$ 3,6 milhões (Lei Complementar 123/2006, arts. 3º e 13-A).

No lucro presumido, o imposto de renda e a CSLL incidem sobre um percentual fixo da receita, e a clínica que presta serviços hospitalares ou de diagnóstico, organizada como sociedade empresária e dentro das normas da Anvisa, pode usar percentuais menores (Lei 9.249/1995, art. 15, § 1º, III, a). Os requisitos dessa equiparação estão explicados em contabilidade para médicos.

Registrando cada etapa separada: o faturamento enviado ao convênio, o valor que de fato entrou, a glosa que ficou para recurso e o repasse devido a cada profissional, com contrato e nota que provem a operação.

A glosa é a parte da conta que o plano recusa; enquanto o recurso corre, ela não pode inflar a receita do mês nem sumir do controle. Já o repasse precisa de regra escrita: percentual, prazo e quem emite a nota para quem.

Esse desenho pesa no imposto. No Simples e no lucro presumido, o tributo da clínica incide sobre a receita bruta, e o valor repassado a um profissional com CNPJ não diminui essa base; o profissional, por sua vez, recolhe o imposto da nota dele. Por isso a Informa define o formato do repasse antes de a clínica começar a faturar daquele jeito.

Ligando cada recebimento a um atendimento e a uma nota: o paciente particular paga por PIX, cartão, boleto ou dinheiro, e cada forma cai na conta num prazo e com um custo diferentes. A conciliação confere o que a agenda registrou, o que foi faturado e o que de fato entrou no banco.

No cartão, a taxa da maquininha e a antecipação de recebíveis são despesas da clínica e aparecem como tais, para que a receita do balanço seja a mesma das notas. Quem ficou devendo continua no contas a receber, com o histórico de cobrança guardado, até pagar ou até a dívida ser tratada como perda.

Uma política de cobrança escrita evita boa parte da inadimplência: sinal para procedimentos agendados, pagamento no dia para consultas avulsas e prazo claro para quem parcela. Todo mês, a contabilidade mostra quanto está em aberto e há quanto tempo.

Pela nota fiscal de serviço eletrônica, a NFS-e, emitida para cada paciente particular e para cada fatura de convênio, com o código do serviço de saúde certo e o tomador certo: o paciente, quando é ele quem paga, ou a operadora, quando o plano paga. Em Belo Horizonte, a emissão é pelo Emissor Nacional da NFS-e, ao qual a Prefeitura aderiu; clínicas de outras cidades seguem o emissor do próprio município.

As notas dos particulares também alimentam a DMED, a declaração anual dos pagamentos recebidos pelos serviços de saúde (Receita Federal), e ela fecha sem retrabalho quando cada pagamento já sai da emissão ligado ao paciente e a quem pagou. No repasse, o profissional com CNPJ emite a nota dele para a clínica, no valor combinado em contrato. Emissor, códigos e retenções estão explicados em emissão de nota fiscal.

Com um contrato social que diga quem entra com capital, quem atende, quem administra e como o lucro é dividido; é ele que evita discussão quando a clínica cresce ou quando um sócio sai.

Pelo Código Civil, art. 1.007, o sócio participa dos lucros na proporção das quotas, salvo se o contrato disser outra coisa; clínicas em que um sócio atende muito mais que o outro costumam escrever essa regra. A entrada de um sócio que só investe também muda a forma de tributar o ISS, como explicado abaixo.

Fora do Simples, 3% sobre os serviços de saúde (Lei municipal 8.725/2003, art. 14); dentro dele, o ISS vem na guia única até o limite de receita.

O valor fixo por profissional só vale para a sociedade de uma única habilitação, sem caráter empresarial, sem sócio que apenas investe e sem filial (art. 13, § 1º). A clínica com várias áreas ou com estrutura de empresa paga sobre as notas; a tabela completa do ISS da cidade está em contabilidade para prestador de serviço.

Fica com admissões, escalas, horas extras, férias e rescisões de uma equipe que costuma reunir recepção, técnicos, enfermagem e administrativo, tudo informado ao eSocial e ao FGTS Digital no prazo.

A folha também decide o anexo do Simples para muitas clínicas, então contratar ou desligar alguém muda o imposto do mês seguinte. Quem atende por PJ e quem tem carteira assinada seguem regras diferentes, e a comparação entre os dois, com os encargos de cada regime, está em CLT ou PJ na área da saúde. A rotina do departamento pessoal pode ficar inteira com a Informa pela folha de pagamento terceirizada, com os documentos dos funcionários enviados só pelo portal Onvio.

O registro da empresa no conselho da atividade principal, com o responsável técnico anotado (Lei 6.839/1980, art. 1º), o alvará de funcionamento e a licença sanitária na Prefeitura de Belo Horizonte, o cadastro no CNES e a DMED anual à Receita Federal.

Cada um desses temas, com prazo e passo a passo, está em obrigações além dos impostos. Aqui, o que importa é que a contabilidade acompanha o calendário deles junto com o dos impostos.

Com entrada registrada de cada compra, contagem periódica do material e dos medicamentos e um cadastro dos equipamentos com a data e o valor de compra.

O estoque mostra quanto do custo de cada procedimento é material; os equipamentos entram no balanço como bens da clínica e perdem valor ao longo dos anos pela depreciação. Com isso, o lucro do balanço fica perto do real, e a decisão de comprar um aparelho novo, financiar ou alugar passa a ter números.

Também conta separar a conta da clínica da conta pessoal dos sócios: despesa particular paga pela empresa distorce o lucro e complica a distribuição.

Somando a cada procedimento o que ele consome: repasse ao profissional, material e medicamentos, exames feitos fora, imposto sobre a nota e a parte da estrutura que ele ocupa, como sala, equipamento e recepção. O que sobra do preço, ou do valor que o convênio paga, é a margem daquele procedimento.

Com os custos separados por centro, como mostramos no começo desta página, a conta deixa de ser intuição. Às vezes o convênio que mais traz movimento paga abaixo do custo de um procedimento, ou o exame feito com equipamento próprio é o que sustenta o caixa. Essa leitura orienta a renegociação de tabelas, o preço do particular e a decisão de comprar um aparelho.

O balancete do mês, a demonstração do resultado e, no fim do ano, o balanço patrimonial, lidos junto com o fluxo de caixa. O balancete traz os saldos de cada conta; a demonstração do resultado conta como a receita virou lucro ou prejuízo; o balanço mostra o patrimônio da clínica, com equipamentos, dívidas e o que pertence aos sócios.

O fluxo de caixa responde a outra pergunta: se vai faltar dinheiro antes de o convênio pagar. Como o plano costuma pagar semanas depois do atendimento, a clínica pode ter lucro no mês e caixa apertado; ver as duas coisas lado a lado evita retirar dos sócios um dinheiro que ainda não entrou.

Um sistema de gestão que vá além do prontuário: agenda, faturamento por convênio, controle de glosas, repasses por profissional e recebimentos por forma de pagamento, com relatórios que possam ser exportados todo mês. O prontuário guarda a história clínica do paciente; quem fecha as contas é a parte financeira do sistema.

Na Informa, esses relatórios chegam pelo portal Onvio junto com extratos e notas, e a equipe confere um contra o outro antes de fechar o mês. Quando os números do sistema e os do banco não batem, a diferença aparece antes do balancete, e não no balanço do fim do ano.

Contabilidade, impostos e folha ficam com a Informa Contábil; contas a pagar e a receber, conferência do que cada convênio pagou e fluxo de caixa podem ficar com a Sr. Organize, o BPO financeiro do Grupo Informa.

Os pagamentos continuam aprovados pela clínica, e o que a Sr. Organize organiza chega pronto para a contabilidade fechar o mês.

Pelo tamanho da operação: número de sócios e de funcionários, volume de notas e de convênios, regime e o que a clínica pede além da rotina, como reorganizar o contrato social. O valor chega numa proposta por escrito, com cada serviço listado, depois da primeira conversa.

Por uma conversa no escritório do Prado ou por vídeo, sobre os sócios, a equipe, os convênios e o regime de hoje.

1. Você recebe a proposta por escrito e assina o contrato.
2. Se a clínica já tem contador, a Informa pede os arquivos e confere o período; veja como trocar de contador.
3. Todo mês, notas, extratos e documentos chegam pelo portal Onvio, e as guias voltam prontas.
4. Decisões como mudar de regime ou alterar a sociedade são tratadas com o contador responsável.