Regularizar CNPJ em Belo Horizonte

Primeiro se descobre tudo o que está pendente; depois se entregam as declarações que faltam, se negociam as dívidas, se corrige o cadastro e se acompanha até a situação voltar a ativa. Na prática, o passo a passo é este:

1. Levantamento: situação cadastral, Relatório de Situação Fiscal da Receita e da PGFN, débitos do Simples Nacional, do Estado e da Prefeitura de Belo Horizonte e as certidões de cada um.
2. Declarações: entrega das que estão em atraso, com o cálculo das multas; na inaptidão por omissão, é essa entrega que regulariza a inscrição (IN RFB 2.119/2022, art. 39).
3. Débitos: pagamento à vista, parcelamento ou transação, órgão por órgão, começando pelo que impede a empresa de funcionar.
4. Cadastro: endereço, sócios e atividades atualizados, porque inconsistência cadastral e empresa não localizada também suspendem o CNPJ (art. 37).
5. Acompanhamento: conferência até a inscrição voltar a ativa e as certidões saírem negativas ou positivas com efeitos de negativa.

São cinco: ativa, suspensa, inapta, baixada e nula, pela IN RFB 2.119/2022, art. 9º. Só a ativa deixa a empresa funcionar sem restrição; as outras travam, em graus diferentes, banco, nota fiscal e contratos públicos.

Situação cadastral não é o mesmo que empresa inativa para fins de imposto: um CNPJ ativo pode estar sem movimento, e a própria instrução separa as duas coisas (art. 9º, parágrafo único).

Por quatro motivos, que muitas vezes chegam juntos: declarações não entregues, impostos não pagos, empresa parada sem avisar a Receita e cadastro desatualizado. Quando o atraso está nos livros contábeis de anos anteriores, o roteiro é o da contabilidade atrasada.

• Omissão de declarações: deixar de entregar uma obrigação acessória por 90 dias depois do prazo basta para a inaptidão (Lei 9.430/1996, art. 81, I). Declarações em atraso também têm multa própria: a de contribuições ao INSS é multada mesmo com as contribuições pagas, e a multa cai à metade quando a entrega acontece antes de a Receita agir (Lei 8.212/1991, art. 32-A).
• Impostos não pagos: o débito vencido sem pagamento segue para a dívida ativa, com cobrança da PGFN, do Estado ou da Prefeitura e acréscimos a cada etapa.
• Empresa parada sem aviso: atividade paralisada sem comunicação é um dos casos de inexistência de fato que levam à inaptidão (Lei 9.430/1996, art. 81, III, e).
• Cadastro desatualizado: endereço onde a empresa não é encontrada, sócios ou atividades que não batem com a realidade suspendem a inscrição (IN RFB 2.119/2022, art. 37).

Vale, porque a conta cresce quando a iniciativa é do Fisco: o tributo declarado e pago com atraso tem multa de mora de 0,33% por dia, limitada a 20% (Lei 9.430/1996, art. 61), enquanto o que a fiscalização encontra sem declaração, ou declarado errado, recebe multa de ofício de 75% (art. 44, I).

Na falta de declarações, a inaptidão também não é automática: ela sai num ato declaratório executivo, o ADE, publicado na maioria dos casos no site da Receita, com aviso na caixa postal do e-CAC. Quem entrega tudo o que falta antes da publicação evita a inaptidão; quem entrega depois tem a regularização processada diariamente, desde que não sobre nenhuma omissão, segundo a orientação da Receita Federal.

E há o que a empresa recupera: a certidão que o banco, o cliente maior e a licitação pedem, a permanência no Simples Nacional e a nota fiscal sem bloqueio. Descobrir a pendência antes de pedir crédito ou de entrar numa concorrência dá tempo de escolher o caminho com calma, em vez de resolver às pressas.

Em três níveis, do mais simples ao mais completo: o comprovante de situação cadastral, aberto a qualquer pessoa; o relatório de pendências da Receita e da PGFN, que pede acesso da empresa; e as certidões de cada órgão:

• Comprovante de inscrição: mostra a situação cadastral na hora, no site da Receita Federal, só com o número do CNPJ.
• Relatório de Situação Fiscal: lista débitos e declarações em falta na Receita e na dívida ativa da União; sai no serviço Minhas Dívidas e Pendências, com conta gov.br prata ou ouro de um sócio que conste do quadro societário ou de um procurador habilitado.
• Certidão federal: a certidão de regularidade fiscal da Receita e da PGFN sai negativa, positiva com efeitos de negativa (dívidas negociadas e em dia) ou positiva.
• Estado e Prefeitura: a certidão de débitos tributários da Secretaria de Estado de Fazenda de Minas Gerais e a certidão da Prefeitura de Belo Horizonte, válida por 30 dias.
• FGTS e Justiça do Trabalho: o Certificado de Regularidade do FGTS, emitido pela Caixa, e a certidão de débitos trabalhistas, criada pela CLT, art. 642-A.

A empresa vai perdendo o que precisa para funcionar: primeiro a certidão, depois a nota fiscal, a conta no banco e os contratos públicos, até o risco de a inscrição ser baixada de ofício. As consequências, uma a uma:

• Nota e banco bloqueados: CNPJ suspenso ou inapto fica impedido de emitir nota fiscal eletrônica e de movimentar conta, aplicar ou tomar empréstimo (IN RFB 2.119/2022, arts. 48 e 49).
• Cadin e licitações: a empresa inapta vai para o Cadin, e toda licitação exige regularidade com as Fazendas federal, estadual e municipal, com o FGTS e com a Justiça do Trabalho (Lei 14.133/2021, art. 68).
• Saída do Simples Nacional: débito sem exigibilidade suspensa impede a empresa de continuar no regime (Lei Complementar 123/2006, art. 17, V).
• Baixa de ofício: a inscrição inapta pode ser baixada 180 dias depois da inaptidão, e a baixa não apaga os débitos, que continuam cobráveis (Lei 9.430/1996, art. 81-A).
• Protesto e execução fiscal: a certidão de dívida ativa da União, do Estado ou do Município pode ser protestada em cartório (Lei 9.492/1997, art. 1º, parágrafo único) e cobrada na Justiça, onde a penhora começa pelo dinheiro (Lei 6.830/1980, art. 11).
• Sócios travados em outro CNPJ: enquanto a inscrição estiver inapta, quem está no quadro de sócios e administradores fica impedido de participar de novas inscrições, segundo a Receita Federal.
• Dívida ativa mais cara: na Prefeitura de Belo Horizonte, por exemplo, a inscrição em dívida ativa acrescenta multa de 25%, que passa a 30% quando a cobrança vai para a Justiça, segundo a Secretaria Municipal de Fazenda.

Com o órgão que cobra cada uma: tributos federais na Receita, débitos do Simples Nacional no portal do Simples, dívida ativa da União na PGFN e impostos do Estado e da Prefeitura em cada um deles. Parcelamento em dia ou transação aceita suspendem a cobrança e permitem a certidão positiva com efeitos de negativa (Código Tributário Nacional, arts. 151 e 206).

Na transação, a lei admite desconto só em multas, juros e encargos de dívidas classificadas como de difícil recuperação, nunca no valor principal (Lei 13.988/2020, art. 11). Antes de escolher, vale comparar o total de cada caminho com o caixa da empresa, porque parcela esquecida desfaz o acordo. As modalidades de parcelamento na Receita, no Simples, no Estado e na Prefeitura estão em parcelamento de impostos.

Resolvendo o motivo da inaptidão: se foi falta de declarações, a empresa volta com a entrega delas; nos outros casos, comprova o que a Receita questionou, como o endereço, o reinício das atividades ou o patrimônio (IN RFB 2.119/2022, arts. 39 e 44). Se a inscrição já foi baixada de ofício, o caminho é pedir o restabelecimento, provando que o motivo deixou de existir (art. 26).

Fica, se as declarações pararem junto com o faturamento: a empresa que deixa de entregar as obrigações acessórias por 90 dias ou mais pode ter o CNPJ declarado inapto (Lei 9.430/1996, art. 81, I). O que a empresa parada continua entregando está na página de empresa inativa, os livros que ficaram por fazer, em contabilidade atrasada, e o caminho para fechar de vez, que a lei admite mesmo com débitos em aberto (Lei Complementar 123/2006, art. 9º), em encerramento de empresa.

O microempreendedor individual regulariza o DAS e a declaração anual pelo próprio governo, no serviço de débitos do MEI. A Lei Complementar 238/2026 prevê o perdão, a pedido e a partir de 2027, das dívidas do MEI com a União ligadas à contribuição do DAS até 13/10/2026, nas regras que a PGFN ainda vai publicar (arts. 5º, 9º e 10).

A Informa atende empresas; o MEI que vai crescer e virar microempresa encontra o caminho em abertura de empresa.

Pelo tamanho da pendência: quantas declarações faltam e de quantos anos, em quantos órgãos há débito, se a dívida já está na dívida ativa ou na Justiça e se o cadastro também precisa de correção. O valor vem numa proposta por escrito, depois do levantamento, com cada serviço listado.

O tempo segue a mesma lógica e depende também de cada órgão: declaração entregue e parcelamento aceito mudam a situação mais depressa, enquanto o restabelecimento de uma inscrição inapta por endereço ou por atividade parada passa por análise da Receita. Na Prefeitura de Belo Horizonte, a nova certidão só pode ser emitida três dias úteis depois do pagamento das pendências.

Poucos, porque quase tudo a Informa busca direto nos sistemas da Receita, da PGFN, do Estado e da Prefeitura. Os documentos chegam pelo portal Onvio:

• Número do CNPJ e contrato social com as alterações registradas.
• Procuração eletrônica para a Informa no e-CAC, cadastrada pela própria empresa.
• Certificado digital da empresa, se ela tiver um.
• Intimações, notificações e cartas recebidas da Receita, da PGFN, do Estado ou da Prefeitura.
• Parcelamentos em andamento e os comprovantes das parcelas pagas.
• Inscrição municipal e, quando houver, a inscrição estadual.

Com rotina: declarações entregues no prazo, impostos e parcelas pagos em dia, cadastro atualizado e certidões consultadas antes que alguém as peça.

É a rotina fiscal que a Informa assume todo mês, com o acompanhamento da regularidade da empresa; veja o que entra na assessoria fiscal.

• Calendário de obrigações: cada declaração do regime da empresa com data marcada, inclusive nos meses sem faturamento.
• Parcelas em dia: no parcelamento federal, três parcelas sem pagamento, seguidas ou não, cancelam o acordo (Lei 10.522/2002, art. 14-B).
• Cadastro atualizado: mudança de endereço, de sócios ou de atividade registrada logo na Junta Comercial de Minas Gerais e na Receita.
• Certidões acompanhadas: consulta periódica, para descobrir uma pendência antes do banco ou do cliente.
• Caixa organizado: quando a dívida nasceu de aperto no caixa, a Sr. Organize, empresa do mesmo grupo, organiza contas a pagar e a receber e coloca os impostos na programação de pagamentos.
• Cuidado com golpes: a PGFN avisa no portal Regularize que não atende por WhatsApp nem Telegram; cobrança de regularização recebida por mensagem deve ser conferida nos canais oficiais.