Departamento pessoal em Belo Horizonte

Cuida da parte legal e burocrática da relação com os empregados: registrar, calcular o que cada um recebe, recolher os encargos, informar o governo e encerrar contratos. É uma área diferente do RH, que trata de seleção, treinamento, cargos e clima, e que continua com a empresa.

O ponto de partida é o dever do empregador de registrar todos os trabalhadores, em livro, ficha ou sistema eletrônico, com os dados da admissão, da jornada, das férias e dos acidentes (CLT, art. 41). Hoje esses dados seguem para o eSocial, o sistema em que o governo recebe as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de cada empregador.

A empresa escolhe a pessoa e combina salário, função e horário; a Informa prepara o contrato, faz o registro e envia a admissão ao eSocial. Entre a escolha e o primeiro dia de trabalho, estes passos precisam estar resolvidos:

1. Exame médico admissional, por conta do empregador (CLT, art. 168, I).
2. Envio dos dados e documentos do novo empregado à Informa pelo portal Onvio.
3. Contrato de trabalho, que pode começar como contrato de experiência de até 90 dias (CLT, art. 445, parágrafo único).
4. Registro e envio da admissão ao eSocial, que alimenta a carteira de trabalho digital.
5. Inclusão do empregado na folha do mês, com os benefícios e descontos combinados.

Salários, horas extras, faltas, comissões, adicionais, benefícios descontados e o pró-labore dos sócios, com os encargos de cada valor. A empresa informa o que mudou no mês; a equipe calcula, gera os recibos e envia a folha ao eSocial.

O passo a passo da rotina mensal, a tabela de prazos legais e a comparação entre manter a folha dentro da empresa ou contratá-la estão na página de folha de pagamento terceirizada.

Com antecedência, a partir do período aquisitivo de cada empregado: a Informa acompanha quando cada um completa 12 meses de trabalho e avisa quando as férias precisam ser marcadas, para que não passem do prazo e tenham de ser pagas em dobro.

Com a concordância do empregado, as férias podem ser divididas em até três períodos, um deles com pelo menos 14 dias corridos e os outros com pelo menos 5 dias corridos cada (CLT, art. 134, § 1º). O 13º sai em duas parcelas, a segunda até 20 de dezembro (Lei 4.749/1965, art. 1º), e a equipe já prevê os dois valores no planejamento de caixa da empresa.

Os mais comuns são cinco, e cada um muda as verbas que o empregado recebe e o que acontece com o FGTS. Antes de comunicar o desligamento, vale conversar com a equipe para saber o custo de cada caminho:

• Demissão sem justa causa: a empresa encerra o contrato e paga aviso prévio, férias, 13º proporcional e a multa sobre o saldo do FGTS.
• Pedido de demissão: a iniciativa é do empregado, que cumpre ou indeniza o aviso e não saca o FGTS.
• Justa causa: só nas faltas graves que a lei lista, com as verbas reduzidas; precisa de prova e cuidado na comunicação.
• Acordo entre as partes: aviso indenizado e multa do FGTS pela metade, as demais verbas inteiras e saque limitado a 80% do saldo (CLT, art. 484-A).
• Fim do contrato de experiência: encerramento na data prevista, sem aviso prévio.

Das informações da folha enviadas ao eSocial: a contribuição ao INSS é declarada na DCTFWeb, que gera a guia de pagamento, e o FGTS é recolhido pelo FGTS Digital. Por isso um erro no cadastro do empregado aparece nas duas guias ao mesmo tempo.

A Informa confere os valores antes de liberar as guias e acompanha os recolhimentos, porque FGTS ou INSS em atraso gera juros e multa e impede a certidão negativa da empresa, que é pedida por bancos e em contratos públicos.

A do dia a dia da relação de emprego, antes de a decisão ser tomada: jornada, horas extras, banco de horas, afastamentos, férias coletivas, mudança de função ou de salário e como encerrar um contrato. Alguns pontos que aparecem com frequência:

• Jornada: o limite é de 8 horas por dia e 44 por semana, salvo acordo ou convenção que permita compensar (Constituição Federal, art. 7º, XIII; CLT, art. 58).
• Controle de ponto: obrigatório, com hora de entrada e de saída, no estabelecimento com mais de 20 trabalhadores (CLT, art. 74, § 2º).
• Convenção coletiva: é ela que fixa piso, reajuste e benefícios da categoria, e muda de um sindicato para outro.
• Afastamentos: atestados, licenças e retorno ao trabalho, com o que precisa ser informado ao eSocial.

A empresa decide e informa; a Informa calcula, registra e envia. Na prática, a divisão fica assim:

• Com a empresa: seleção, contratação e desligamento, controle do ponto, definição de salários e benefícios e o envio, pelo portal Onvio, do que aconteceu no mês.
• Com a Informa: contratos, registro e eSocial, folha e recibos, férias e 13º, rescisões, guias e a orientação sobre a regra aplicável.
• Documentos de funcionários: atestados, exames e dados de dependentes chegam só pelo Onvio, nunca pelo WhatsApp, porque dado de saúde é dado sensível para a LGPD, art. 11.

Pelo número de empregados e pelo movimento de cada mês: admissões, rescisões, férias, horas extras, comissões e a convenção coletiva que se aplica. O valor vem numa proposta por escrito, com cada serviço listado, depois de uma conversa sobre a equipe da empresa.