Folha de pagamento terceirizada em Belo Horizonte

É contratar a contabilidade para calcular e entregar tudo o que a lei pede sobre os empregados: salários, férias, 13º, rescisões, eSocial e as guias de INSS e FGTS. Na prática, é o trabalho do departamento pessoal feito fora da empresa, por uma equipe que fecha folhas todos os meses.

Os funcionários continuam registrados na sua empresa, que segue decidindo contratações, salários, promoções e desligamentos. Por isso a terceirização da folha não tem relação com a terceirização de mão de obra, em que outra empresa contrata, paga e dirige os trabalhadores, como descreve a Lei 6.019/1974, art. 4º-A.

Entram todos os cálculos e entregas que a lei exige sobre os empregados, do registro na admissão às verbas da rescisão. Se a sua dúvida é a rotina com o empregado fora do cálculo, como documentos de admissão, controle de ponto e afastamentos, a página de departamento pessoal mostra como a Informa cuida dessa parte; na folha, o trabalho é este:

• Admissão: contrato, ficha de registro e os dados que a CLT manda lançar na carteira de trabalho digital no máximo 5 dias úteis depois da contratação (art. 29).
• Folha do mês: salários, horas extras, faltas, comissões, descontos e o recibo de pagamento, o holerite, de cada empregado.
• Férias e 13º: aviso, cálculo e recibos, com o adicional de um terço das férias.
• Rescisões: verbas, documentos e a multa de 40% do FGTS na demissão sem justa causa (Lei 8.036/1990, art. 18, § 1º), inclusive quando a empresa vai encerrar as atividades e precisa desligar a equipe.
• Guias e declarações: eSocial, DCTFWeb, FGTS Digital e as guias de INSS, FGTS e imposto de renda retido.
• Pró-labore dos sócios: valor, INSS e imposto de renda da retirada mensal de quem trabalha na empresa.
• Orientação trabalhista: dúvidas sobre contratação, jornada, férias e desligamento, antes de a decisão virar problema.

Todo mês, a empresa conta o que mudou e a Informa devolve a folha pronta, com os prazos da lei como calendário.

1. Até a data combinada no contrato, você envia pelo portal Onvio as novidades do mês: admissões, desligamentos, faltas, horas extras, comissões e férias marcadas.
2. A equipe calcula salários, descontos, encargos e pró-labore e devolve a folha, os recibos e as guias.
3. A folha vai para o eSocial; com ela fechada, a DCTFWeb gera a guia das contribuições ao INSS, e a do FGTS sai pelo FGTS Digital.
4. A empresa paga salários e guias dentro dos prazos da tabela, que também guiam férias, 13º e rescisões.

Cumprir cada prazo sem depender de uma pessoa só, com cálculos conferidos por quem faz folha todo mês e com o tempo do dono de volta para o negócio:

• Conformidade: CLT, convenção coletiva da categoria e regras do eSocial aplicadas em cada cálculo, com as datas da tabela no calendário da equipe.
• Menos erros: horas extras, médias de férias e verbas de rescisão conferidas antes de chegarem ao recibo.
• Dados protegidos: documentos dos empregados num portal com login, e não espalhados por e-mails e conversas.
• Continuidade: a rotina não para quando alguém da empresa tira férias ou deixa o cargo.
• Tempo do dono: o fechamento do mês deixa de disputar espaço com vendas, clientes e equipe.

Pelo número de empregados e pelo que acontece com eles no mês: quantas admissões e rescisões, se há horas extras, comissões ou turnos, qual convenção coletiva se aplica e se o pró-labore dos sócios entra junto. O valor vem numa proposta por escrito, com cada serviço listado, depois de uma conversa sobre a sua equipe.

Depende do tamanho e da rotina da equipe: com poucos empregados, a folha não costuma ocupar uma pessoa o mês inteiro, mas pede o mesmo conhecimento de uma folha grande. Cuidar dela internamente faz sentido quando o volume justifica um profissional dedicado, com sistema próprio e alguém para cobrir as férias dele. A escolha também muda com o tempo: quando a equipe cresce, montar um departamento pessoal próprio pode passar a fazer conta.

Existe ainda o meio-termo: a empresa cuida do ponto, da seleção e do dia a dia com as pessoas, e a Informa faz os cálculos e as entregas legais. Na comparação, conte o custo completo de manter alguém no departamento pessoal, com encargos, férias, 13º e o sistema de folha, e não só o salário.

Pelo registro profissional, pelo sistema usado, pelo cuidado com os dados dos empregados e pelo que fica escrito na proposta e no contrato:

• Registro no conselho: organização e responsável técnico com registro ativo no CRC, que qualquer pessoa confere na consulta nacional do CFC. A Informa Contábil tem o registro CRC-MG 006815/O, e o responsável técnico, o CRC-MG 078402/O.
• Sistema e eSocial: folha calculada em sistema que envia os eventos ao eSocial e guarda o histórico de cada competência.
• Convenção coletiva: quem calcula precisa aplicar a convenção da sua categoria, que define piso salarial, reajuste e benefícios.
• Proteção de dados: um canal seguro para documentos e a regra clara de que dado de saúde não circula por aplicativo de mensagem.
• Prazos por escrito: a data em que a empresa manda as informações e a data em que recebe folha e guias.
• Proposta detalhada: cada serviço e o seu valor listados por escrito, como pede o Código de Ética do contador (NBC PG 01, itens 7 e 8).
• Atendimento: a quem recorrer quando surge uma dúvida de férias, afastamento ou demissão.

Empregado sem registro, rescisão paga fora do prazo, férias concedidas tarde e remuneração paga por fora estão entre os riscos que a lei pune:

• Empregado sem registro: multa de R$ 3.000,00 por empregado, ou R$ 800,00 na microempresa e na empresa de pequeno porte (CLT, art. 47).
• Carteira digital sem os dados de admissão no prazo: multa nas mesmas faixas (CLT, art. 29-A).
• Rescisão depois de 10 dias: multa a favor do empregado no valor do salário dele, além da multa administrativa (CLT, art. 477, § 8º).
• Férias fora do período: concedidas depois dos 12 meses seguintes à aquisição do direito, são pagas em dobro (CLT, arts. 134 e 137).
• Comissão ou hora extra por fora: o FGTS incide sobre a remuneração inteira, comissões incluídas (Lei 8.036/1990, art. 15; CLT, art. 457, § 1º), e o que ficou de fora volta como diferença a pagar.
• FGTS e INSS atrasados: juros, multa e uma pendência que impede a certidão negativa da empresa; o caminho de volta está em regularizar CNPJ.

Pelo portal Onvio, com acesso por login; atestados, exames e dados de dependentes nunca vão pelo WhatsApp. Informação de saúde e filiação a sindicato são dados pessoais sensíveis, que a LGPD protege com regras próprias (arts. 5º, II, e 11).

A mesma lei pede medidas de segurança a quem trata esses dados (art. 46). Por isso o WhatsApp fica para as dúvidas do dia a dia, e tudo o que identifica um empregado sobe pelo portal. Os dados continuam sendo da sua empresa, que decide sobre eles; a Informa usa o que recebe só para a folha e as entregas legais.

A transição começa pelos arquivos da folha: fichas de registro, folhas e recibos anteriores, férias vencidas e a vencer e o histórico do eSocial, que o contador atual entrega para a Informa assumir a competência seguinte. O passo a passo da mudança, inclusive como comunicar a saída, está em trocar de contador.