Emissão de notas fiscais em Belo Horizonte

Toda empresa que vende mercadoria ou presta serviço emite nota no momento da operação, como determina o art. 1º da Lei 8.846/1994, que vale também para locação de bens e outras transações.

Deixar de emitir quando a nota é obrigatória é crime contra a ordem tributária, pelo art. 1º, V, da Lei 8.137/1990. Na prática, quem pede a nota costuma ser o próprio cliente, porque empresa nenhuma consegue lançar a despesa sem ela.

São três os que mais aparecem na rotina das empresas atendidas pela Informa, cada um com o seu emissor e o seu órgão:

A nota de serviço registra um trabalho prestado e calcula o ISS, que vai para o município; a de produto registra a saída de uma mercadoria e leva ICMS e, conforme o caso, IPI, que são do Estado e da União.

Por isso as duas exigem cadastros diferentes: para a nota de serviço, a inscrição municipal e o código do serviço da lista do ISS; para a de produto, a inscrição estadual, a classificação fiscal de cada mercadoria e o código da operação. Empresa que vende e presta serviço emite as duas, e a equipe separa cada receita na hora de apurar.

Pelo Emissor Nacional da NFS-e: a Prefeitura de Belo Horizonte aderiu ao sistema a partir de 1º de outubro de 2025 e levou as empresas da cidade para ele em etapas, até chegar a todas as prestadoras de serviço no início de 2026, segundo o anúncio da Prefeitura.

O acesso ao Emissor Nacional é feito com a conta gov.br, com certificado digital ou com usuário e senha. Quem tem um sistema de gestão pode emitir por ele, desde que integrado ao padrão nacional. A Informa configura o cadastro, os serviços mais usados e as retenções de cada cliente, para a emissão do dia a dia não depender de consulta.

CNPJ ativo, as inscrições do tipo de nota, um emissor configurado e, para a nota de produto, certificado digital: a NF-e só vale assinada digitalmente com certificado emitido no padrão da ICP-Brasil, pela cláusula terceira do Ajuste SINIEF 07/2005.

Antes da primeira nota, a equipe confere estes pontos:

• Situação do CNPJ: inscrição suspensa ou inapta bloqueia a nota eletrônica; o caminho de volta está em regularizar CNPJ.
• Inscrição municipal ou estadual: a municipal para serviço, a estadual para mercadoria.
• Atividades no cadastro: o serviço ou o produto da nota deve corresponder às atividades registradas da empresa.
• Regime tributário: Simples Nacional, lucro presumido ou lucro real mudam os campos de tributo da nota.
• Certificado digital: obrigatório na NF-e e na NFC-e; certificados digitais também estão entre os serviços da Informa, e o tipo certo para cada empresa está explicado em certificado digital.

Depende de quem emite, e a empresa escolhe o modelo na proposta:

Dá, dentro de limites: a NF-e pode ser cancelada em até 24 horas da autorização, desde que a mercadoria não tenha circulado, pela cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF 07/2005; depois disso, o caminho é outro documento, como a nota de devolução.

Erros menores se resolvem com a carta de correção eletrônica, que não pode mudar o valor do imposto, a base de cálculo, a alíquota, a quantidade, o valor da operação, o remetente ou o destinatário, nem a data de emissão ou de saída (cláusula décima quarta-A). Na nota de serviço, cancelamento e substituição seguem as regras do Emissor Nacional, e a equipe orienta cada caso antes de qualquer ajuste.

Até prescreverem os tributos ligados a elas, como manda o parágrafo único do art. 195 do Código Tributário Nacional; por isso os arquivos XML das notas emitidas e recebidas ficam guardados junto da contabilidade, e não só na caixa de e-mail de quem vendeu.

A nota passa a ser a base da CBS e do IBS: em 2026 os dois tributos estão em fase de teste, e quem cumpre as obrigações acessórias fica dispensado de recolhê-los, pelo art. 348 da Lei Complementar 214/2025. Emissor desatualizado vira problema a partir de 2027, quando a CBS substitui o PIS e a Cofins; o calendário completo está na consultoria em Reforma Tributária.

Pela quantidade de notas por mês, pelos tipos de nota (serviço, produto ou as duas), por quem emite (a Informa ou a sua equipe) e pelo que já está incluído na rotina fiscal da empresa. O valor vem numa proposta por escrito, com o serviço descrito, depois de uma conversa sobre como a empresa vende.

No fechamento do mês: a nota emitida vira receita, e a receita vira imposto, por isso a conferência das notas faz parte da assessoria fiscal da Informa.

No financeiro, a nota também abre a cobrança do cliente. Empresas que entregam contas a pagar e a receber à Sr. Organize, do mesmo grupo, podem ter as notas emitidas dentro dessa rotina, seguindo as regras fiscais definidas pela Informa Contábil.